Vérités sur les flux de travail : réparer la base avant d’automatiser
Dans la course à l’adoption de l’IA, il est facile de se laisser emporter par l’enthousiasme. Pour de nombreux cabinets de courtage, la promesse d’outils plus intelligents et d’une automatisation qui fait gagner du temps est séduisante, surtout quand les opérations quotidiennes sont déjà à pleine capacité. Mais voici la réalité : on ne peut pas automatiser le chaos.
Avant d’ajouter de l’IA ou toute autre technologie, il faut comprendre clairement ce qu’on cherche à résoudre. Et cela commence par les flux de travail. S’ils ne sont pas clairs ou cohérents, l’IA ne fera qu’accélérer la désorganisation.
Tomber amoureux du problème
On entend souvent : « Tombez amoureux du problème, pas de la solution. » C’est un cliché, mais c’est vrai. Si vous ne comprenez pas exactement ce qui ne fonctionne pas, vous ne saurez pas quoi corriger, et toute automatisation viendra simplement amplifier le désordre.
Pour les cabinets de courtage, cela peut vouloir dire repenser la façon dont les clients sont accueillis, comment les transitions internes sont gérées ou comment les renouvellements sont suivis. Bien souvent, le vrai problème n’est pas la charge de travail, mais les obstacles cachés dans la façon dont les tâches sont organisées (ou pas).
Posez-vous les questions suivantes :
- Répétons-nous inutilement certaines étapes dont nous avons le contrôle?
- Les gens savent-ils clairement quoi faire ensuite?
- Des tâches se perdent-elles en cours de route?
De l’accueil des clients jusqu’aux renouvellements, la clarté est le point de départ. Sans elle, l’automatisation risque d’aggraver les choses. Chez QuickFacts, nous constatons souvent que les cabinets n’ont pas de processus internes clairs et à jour, en raison d’un manque de main-d’œuvre ou de ressources.
Le tableau des scores n’a pas d’images
Il y a un dicton dans le sport : le tableau des scores n’a pas d’images. Autrement dit, peu importe la beauté du geste, seul le résultat compte. Il en va de même pour les flux de travail. Un processus bien documenté n’a pas besoin d’être élégant, il doit simplement fonctionner.
Dans un cabinet de courtage, « fonctionner » signifie que les mêmes étapes se répètent de manière uniforme, peu importe qui les exécute. Si un producteur est absent, ses suivis ne devraient pas disparaître. Si un nouveau membre rejoint l’équipe, il ne devrait pas avoir à demander à cinq personnes comment envoyer une demande de changement de police.
Quand vous connaissez vos étapes, vous pouvez poser les bonnes questions.
Ce qui compte :
- Tout le monde suit les mêmes étapes
- Le processus est facile à enseigner
- Vous pouvez voir où les choses ralentissent
Une fois les étapes claires, vous pouvez :
- Retirer celles qui sont inutiles
- Automatiser les tâches répétitives
- Conserver celles qui nécessitent une intervention humaine
Préparer le terrain pour l’IA
La vraie force de l’IA dans le domaine de l’assurance réside dans sa capacité à aider, pas à remplacer. Elle peut faire ressortir les informations pertinentes, réduire le travail répétitif et permettre aux courtiers de passer plus de temps avec leurs clients. Mais elle ne peut pas réparer un processus brisé. Si votre équipe ne sait pas ce qui doit se passer ensuite, l’IA ne le saura pas non plus. Elle ira simplement plus vite dans la mauvaise direction.
C’est pourquoi la base est essentielle. Vous n’avez pas besoin d’un flux de travail parfait avant d’adopter de nouvelles technologies, mais vous devez comprendre celui que vous avez déjà, le bon, le mauvais et le désordonné.
Où QuickFacts entre en jeu
Le module Workflows de QuickFacts est conçu pour apporter de l’ordre et de la visibilité aux opérations quotidiennes des cabinets de courtage. Il aide à documenter, gérer et améliorer vos processus, sans dépendre de la mémoire ou d’une supervision constante. Qu’il s’agisse de l’accueil des clients, de la gestion des renouvellements ou du traitement des demandes de modification, QuickFacts aide les cabinets à bâtir des systèmes qui fonctionnent entre équipes et évoluent avec l’entreprise.
Mais l’outil, à lui seul, n’est pas la solution. Il fait partie d’une approche plus large qui commence par la clarté et progresse grâce à l’amélioration continue.
Prochain article de la série : Comment cartographier vos flux de travail et repérer les vraies occasions d’utiliser l’IA, pas les plus tape-à-l’œil, mais les plus utiles.
